Wat zijn de voorwaarden om een artiest te boeken?

• Je evenement moet een gratis en publiek toegankelijk straat- of buurtinitiatief zonder winstoogmerk zijn op Gents grondgebied. Het evenement mag zowel binnen als buiten en zowel op privé- als publiek domein plaatsvinden. 
• Evenementen die niet buurtgebonden zijn, maar wel de sociale cohesie binnen Gent betrachten, kunnen ook, maar motiveer dit extra in het aanvraagformulier.
• Je evenement moet plaatsvinden voor 30 juni 2025. Tijdens de maand juli kan je geen artiest boeken via Artiest zkt. Aanvragen zijn wel mogelijk in juli voor feesten vanaf 1 augustus zodra de nieuwe artiestenlijst beschikbaar is begin juli .
• Je aanvraag moet ingediend worden door minstens drie initiatiefnemers die in dezelfde straat of in elkaars onmiddellijke omgeving maar niet op hetzelfde adres wonen en moet bekrachtigd worden door zeven handtekeningen van andere buurtbewoners die eveneens niet op een zelfde adres wonen. Indien het een niet buurtgebonden initiatief betreft zijn het betrokkenen die mee ondertekenen. Dit lijkt veel en omslachtig, maar geeft een beeld van het draagvlak van de organisatie.
• Je kan per straat of organisatie slechts één maal per kalenderjaar in aanmerking komen voor een door de stad betaald optreden. Organisatoren zijn uiteraard vrij om op eigen initiatief meerdere concerten of evenementen met artiesten uit de Artiestengids te organiseren. Hiervoor kan de organisator rechtstreeks contact opnemen met de artiest van zijn/haar keuze. 
• Komen niet in aanmerking; privé-feesten die niet open staan voor alle bewoners van de straat, commerciële activiteiten, activiteiten georganiseerd door overheidsorganisaties, feesten met een uitgesproken religieus, filosofisch of politiek karakter, en schoolfeesten.

Hoe boek je een artiest?

1. Neem een kijkje in de Artiestengids. Heb je een act gevonden die bij jouw evenement past? Neem contact op met de artiest en bespreek de beschikbaarheid op de datum van het evenement en de praktische afspraken, van timing tot het technische materiaal dat voor de act voorzien moet worden. Neem een optie op de artiest en maak duidelijke afspraken over de eventuele extra kost bovenop de vergoeding die de stad Gent voorziet.
2. Registreer jouw boeking minstens twee weken voor het optreden bij Cultuur Gent via het aanvraagformulier. Cultuur Gent onderzoekt de aanvraag en vraagt indien nodig bijkomende info op.
3. Cultuur Gent stuurt bij goedkeuring van de aanvraag een bevestigingsmail met dossiernummer naar de organisator en de artiest. Pas dan is de boeking van de artiest definitief.

Enkele handige tips bij het  boeken van een artiest

Overtuig je buren om een buurtfeest te organiseren 

Heb je zin om een straatfeest of huiskamerconcert te organiseren? Peil bij je buren naar hun verwachtingen!
Honderden Gentse straatfeesten per jaar tonen aan dat het opzetten van een feest niet moeilijk is.  Zo lang je zelf maar enthousiast bent over het initiatief, is de nodige hulp van vrijwilligers/buren meestal gemakkelijk te vinden.
Huiskamerconcerten inrichten is zelfs nog eenvoudiger. Als de meubels herschikt raken en een lading klapstoeltjes in rijen wordt geplaatst, kan de gemiddelde Gentse huiskamer vlot tot dertig bezoekers aan. Mét muzikanten. En als je samen met enkele buren meerdere livings openstelt en jouw publiek laat rondtrekken, heb je meteen een cultureel event dat jouw buurt plots tot een concertzaal omvormt.

Kies een artiest die bij jouw evenement past

Denk voor je een artiest selecteert na over de sfeer die je graag op je evenement wilt creëren en het type publiek dat je verwacht. Praat hier uitvoerig over met je buren en medeorganisatoren! Het is belangrijk dat iedereen dezelfde verwachtingen heeft en gelukkig is met de gekozen act. 

Maak van jouw buurtfeest een echt evenement

We bieden dezelfde groep bewoners, hetzelfde Gentse straat- of buurtcomité, de mogelijkheid om per kalenderjaar één maal  een beroep te doen op onze artiesten. Cultuur Gent voorziet een vergoeding voor de artiesten. Omdat de lijst zowel betere niet-professionele als echt professionele artiesten bevat, is het mogelijk dat de artiest jou een supplement vraagt dat de technische of artistieke kosten mee dekt bovenop de vergoeding die de Cultuur Gent betaalt. Maak hierover bij boeking duidelijke afspraken.

Je kan aanvragen indienen voor feesten tussen 1 augustus 2024 en 30 juni 2025. Zowel de zomerse barbecue, de stemmige nieuwjaarsreceptie of het gezellig huiskamerconcert kunnen dus  versterkt worden met kwaliteitsvolle optredens of acts. Maar niets belet je uiteraard om van jouw buurtfeestje een groter evenement te maken waarbij andere artiesten uit de lijst gewoon betaald worden. Met de artiesten kan vlot te onderhandeld worden over de grootte van de act en de kostprijs. Kosten die doorgaans gemakkelijk gedekt raken door de inkomsten van de bar of een Samen-aan-Zet-subsidie.

Hou je niet in om de artiestengids te promoten binnen en buiten Gent, de artiesten te vragen voor alle mogelijke soorten (privé-)feesten en evenementen. Gent is een cultureel rijke stad en daar kunnen best zoveel mogelijk mensen van genieten. Gentenaars en artiesten.

Ter voorbereiding van het optreden

Leg jouw artiest in de watten

Een artiest moet het gevoel hebben dat hij of zij echt welkom is en mee het feest mag maken. Duid een verantwoordelijke aan die zich gedurende het hele feest om de artiest bekommert, zijn of haar telefoonnummer op zak heeft, hem of haar ontvangt, de plaats aanwijst, eventuele technische problemen oplost, een parkeerplaats regelt, drank en eventueel eten voorziet. 

Verstrek eventueel het technisch materiaal

De technische fiche, de apparatuur die een muzikant nodig heeft om op te kunnen treden, is het belangrijkste element in de voorbereidende gesprekken. De ene artiest brengt alles zelf mee, bij de andere moet de organisator voor een deel instaan. Je kunt het meeste basismateriaal ontlenen bij de Dienst Evenementen en Feesten van de Stad Gent of bij de uitleendienst van de Provincie Oost-Vlaanderen. Reserveer dit tijdig, want de voorraad is niet eindeloos.

Na afloop van het optreden

De betaling

De artiest heeft de documenten om de betaling door de stad in orde te laten brengen. In het geval van een meerkost, zoals afgesproken op het moment van boeking, regel je die extra vergoeding rechtstreeks met de artiest.

SABAM en Billijke Vergoeding

Voor de duur van het optreden en de prestatie van de artiest betaalt de stad de eventuele rechten aan Sabam. Voor muziek buiten het optreden om dien je zelf uw aanvragen te doen bij Sabam en bij de Billijke vergoeding. Verlies dit zeker niet uit het oog want bij nalatigheid en controle kunnen die kosten oplopen.