Projectsubsidies kunst, cultuur en cultureel erfgoed (2021-2025)
Er zijn vier subsidierondes per jaar met vaste indiendata
- Uiterlijke indiendatum 1/10/2024 voor projecten die starten tussen 1/1/2025 - 31/3/2025
> deze subsidieronde is voorbij - Uiterlijke indiendatum 7/1/2025 voor projecten die starten tussen 1/4/2025 - 30/6/2025
> deze subsidieronde is voorbij -
Eerstvolgende indiendatum is 1/4/2025 voor projecten die starten tussen 1/7/2025 -30/9/2025
- Uiterlijke indiendatum 1/7/2025 voor projecten die starten tussen 1/10/2025 -31/12/2025
Ter info: het college van burgemeester en schepenen neemt de beslissing 3 maanden na de uiterste indiendatum. Wie sneller een antwoord op de subsidieaanvraag wil, dient de aanvraag het best een ronde eerder in.
Heb je een pril idee en wil je graag advies over de ondersteuningsmogelijkheden voor jouw project? Heb je vragen over de subsidies of weet je niet goed waar te beginnen? Cultuur Gent staat voor je klaar met advies en begeleiding op maat.
Neem contact op met Cultuur GentJe kan de subsidie op 2 manieren aanvragen
Digitaal:
- Ga naar het webformulier.
Beantwoord stap voor stap de verschillende vragen.
Deze zijn dezelfde als op de papieren versie.
Wanneer gevraagd, upload een scan van het ingevulde document. - Bereid de vragen voor. Download en vul het Aanvraagformulier subsidies voor projecten in kunst, cultuur en cultureel erfgoed + begroting in.
Op deze manier kan je je voorbereiden op alle vragen uit de digitale tool.
Papier:
- Download het Aanvraagformulier voor subsidies voor projecten in kunst, cultuur en cultureel erfgoed + begroting
- Vul deze documenten correct in
- Onderteken en bezorg het aan: Stad Gent, college van burgemeester en schepenen t.a.v. Cultuur Gent - Stadhuis Botermarkt 1, 9000 Gent
Downloadbare formulieren en sjablonen voor de aanvraag
- Aanvraagformulier projectsubsidie
- Begroting
- Subsidiereglement voor financiële ondersteuning van de werking van organisaties kunsten en cultureel erfgoed
Downloadbaar formulier voor de verantwoording
Veelgestelde vragen
1. De aanvrager
De aanvraag kan worden ingediend door:
- een organisatie met rechtspersoonlijkheid, die een belangeloos doel nastreeft of geen winsten uitkeert aan hun bestuurders. Wanneer de rechtsvorm geen vzw of een vennootschap met sociaal oogmerk is (vso), maar bijvoorbeeld een VOF of een BV is het aan de aanvrager om met stavingsstukken te bewijzen dat er een belangeloos doel wordt nagestreefd of de winsten niet worden uitgekeerd aan de bestuurders. Dit kan het verslag van de algemene vergadering, de statuten, de toegekende NACEBEL-codes, de jaarrekening, etc. zijn. Deze bewijsstukken dienen toegevoegd te worden aan de aanvraag.
- een feitelijke vereniging:
Er is geen enkele formaliteit vereist om een feitelijke vereniging op te richten. Een feitelijke vereniging mag geen winsten uitkeren aan haar leden en heeft geen rechtspersoonlijkheid. Dit betekent dat de individuele leden persoonlijk aansprakelijk gesteld kunnen worden bij eventuele schade of schulden. De leden hebben geen bescherming. Tip:
Sluit een verzekering af voor de feitelijke vereniging en maak beperkte statuten of een intern reglement waar de basisregels van de vereniging in staan neergeschreven.
Een feitelijke vereniging wordt niet gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Wanneer je btw-plichtige activiteiten uitvoert, dien je een btw-nummer aan te vragen.
- een natuurlijk persoon
Je kan een aanvraag indienen vanuit je eigen naam. Dit heeft echter wel enkele beperkingen. Lees ook vraag 2.13
Let op!
Als je een zelfstandigenstatuut hebt (eenmanszaak), kan je enkel een subsidie aanvragen als natuurlijk persoon. In het aanvraagformulier vul je geen KBO-nummer in. Er kan geen aanvraag worden ingediend vanuit een eenmanszaak, aangezien de inkomsten uit de onderneming ook de persoonlijke inkomsten zijn. Een eenmanszaak heeft geen aparte rechtspersoonlijkheid en geen belangeloos doel.
De maatschappelijke zetel of het domicilieadres van de aanvrager dient niet in Gent te liggen.
De aanvraag kan niet worden ingediend door:
- een overheidsbestuur en onderwijsinstelling;
- een organisatie die geen belangeloos doel nastreeft of winsten uitkeert aan hun bestuurders;
- individuele en collectieve school-en afstudeerprojecten;
- een organisatie die reeds een meerjarige subsidieovereenkomst met de Stad Gent heeft afgesloten en dit voor minstens 25.000 euro per jaar;
- een organisatie die reeds subsidie ontvangt op basis van het ‘subsidiereglement voor financiële ondersteuning van de werking van organisaties in kunsten en cultureel erfgoed voor periode 2021-2025’.
Als de activiteit door verschillende partners georganiseerd wordt, is het belangrijk dat je onderling goede afspraken maakt en de rollen verdeelt. De aanvrager van de subsidie is voor Cultuur Gent de eindverantwoordelijke van het inhoudelijke en financiële luik van het project en dit dient ook duidelijk te zijn op alle communicatie omtrent het project. De aanvrager draagt de kosten verbonden aan het project en bij de afrekening dienen de bewijsstukken steeds op naam van de aanvrager te staan.
Voor de subsidie komen organisaties die geen belangeloos doel nastreven of winsten uitkeren aan hun bestuurders niet in aanmerking. Zie 1.1 en 1.2
2. De aanvraag
Er zijn vier subsidierondes per jaar met vaste indiendata: - Projecten die starten tussen 1/1/x- 31/3/x worden ingediend uiterlijk op 1/10/x-1 - Projecten die starten tussen 1/4/x- 30/6/x worden ingediend uiterlijk op 7/1/x - Projecten die starten tussen 1/7/x-30/9/x worden ingediend uiterlijk op 1/4/x - Projecten die starten tussen 1/10/x-31/12/x worden ingediend uiterlijk op 1/7/x
Vb. Je dient een aanvraag in op 2 oktober voor een project dat start op 1 januari in het volgende jaar. Deze aanvraag is niet ontvankelijk en te laat ingediend. Deze aanvraag had ten laatste 1 oktober ingediend moeten zijn.
Vb. Je dient een aanvraag in op 1 juli voor een project dat start op 1 januari in het volgende jaar. Deze aanvraag zal behandeld worden met alle aanvragen ingediend uiterlijk 1 juli.
Je kan een aanvraag digitaal indienen:
- via het webformulier;
- via mail gericht aan cultuur@stad.gent met het downloadbaar aanvraagformulier ;
- op papier ondertekend bezorgd aan Stad Gent, college van burgmeester en schepenen, t.a.v. Cultuur Gent, stadhuis, Botermarkt 1, 9000 Gent.
Wanneer je een aanvraag indient tussen twee indienrondes, wordt je aanvraag behandeld in de ronde die hierop volgt. Wanneer je de beslissing van de aanvraag drie maand voor de start van jouw project wenst te weten, kan je met andere woorden steeds één ronde vroeger indienen.
Het is echter niet zo dat wanneer een aanvraag tussen twee subsidierondes wordt ingediend, deze aanvraag onmiddellijk zal behandeld worden. Zoals geschreven, zal deze aanvraag gebundeld worden met de aanvragen van de hierop volgende ronde. Zie ook 2.1.
In principe kan je vier aanvragen per jaar indienen. Maar je kan als aanvrager maximaal twee projectsubsidies per jaar ontvangen op basis van dit reglement. Hiervoor wordt gekeken naar het uitbetalingsjaar van het voorschot van de subsidie. Vb. Je dient een aanvraag in op 1/10 voor een project dat start in januari van het volgende jaar. Deze aanvraag telt als eerste aanvraag van het volgende jaar.
De subsidie aan rechtspersonen kan maximaal 24.000 euro per jaar bedragen verdeeld over 2 gesubsidieerde projecten.
Dit hangt af van wanneer je de aanvraag indient. Dien je de aanvraag tussen twee indiendata in, dan gaat je aanvraag mee met de dossiers van de volgende indienronde.
Vanaf de uiterlijke indiendatum van de ronde, dien je ongeveer drie maand te rekenen vooraleer de beslissing bekend gemaakt wordt. De bekendmaking van de beslissing kan hierdoor dicht tegen de start van jouw project vallen. Je mag steeds een aanvraag een ronde eerder indienen om sneller de beslissing te ontvangen. Zie ook 2.2.
Neen. Ontvankelijke en volledige dossiers die worden ingediend, worden voorgelegd aan de jury. Het maakt geen verschil of jouw aanvraag in het begin of op het einde van het jaar wordt ingediend. Het beschikbare budget voor de projectsubsidies wordt verdeeld over de vier indienrondes en elk toegekend bedrag wordt onderling afgewogen en bepaald in functie van de ingediende begroting.
Ja, onder bepaalde voorwaarden en beperkingen. Een subsidieaanvrager kan voor dezelfde geleverde activiteit niet vanuit verschillende hoeken subsidie ontvangen (=dubbele subsidiëring). Men kan echter wel voor de onderdelen van het totale project vanuit verschillende subsidiekanalen financiering ontvangen.
Wanneer er voor het project meerdere subsidiekanalen worden aangesproken, dient de aanvrager de verschillende subsidiestromen transparant in beeld te brengen in de begroting. Ook lopende en nog niet bevestigde andere subsidieaanvragen moeten worden opgesomd in de subsidieaanvraag.
Er is een sjabloon beschikbaar op de website voor het invullen van de budgetraming van het project. In het sjabloon zijn reeds enkele standaard posten opgegeven voor de in- en uitgaven, zoals subsidiering, sponsoring, publieksinkomsten, eigen middelen en aankoop goederen.
Heb je een eigen budgetraming? Dan mag je deze als bijlage bij de aanvraag indienen. Je hoeft niet nogmaals het sjabloon in te vullen.
De begroting dient realistisch, volledig en gedetailleerd te zijn.
Het gevraagde subsidiebedrag is het verschil tussen de uitgaven en de inkomsten. De subsidie aan natuurlijke personen en feitelijke verenigingen kan maximaal 7.500 euro bedragen. De subsidie aan rechtspersonen kan maximaal 24.000 euro per jaar bedragen.
De toegekende bedragen liggen, gelet op de vele valabele aanvragen, een stuk lager.
Alle kosten waarvoor geen duidelijke link met het project kan worden aangetoond, inclusief kosten voor eten, drinken en goederen met een persoonlijke eindbestemming.
Alle investeringskosten voor het aanschaffen van activa zoals een laptop, beamer, elektrisch werkmateriaal en gereedschap, een fototoestel, enzovoort.
Alle representatiekosten en -vergoedingen die gemaakt zijn om je organisatie of het project te representeren zoals zakelijke lunches, feesten en evenementen alsook relatiegeschenken, promotiefilms en kosten voor kledij met logo.
Neen, dit is niet nodig. Enkel bij een aanvraag voor een niet-periodieke publicatie dient er een offerte van de drukker toegevoegd te worden bij de aanvraag waarin ook de technische gegevens van de publicatie opgenomen zijn.
Ja. Het is belangrijk om de doelstellingen, het inhoudelijk concept en de planning te vertalen in een realistische en evenwichtige begroting. Andere inkomsten zijn geen vereiste, maar de jury vindt het wel belangrijk dat er ook andere inkomsten voorzien worden.
Volgens het reglement niet. In principe kan het project voor 100% gesubsidieerd zijn. Toch is het sterk aan te raden om een financiële inbreng vanuit de eigen werking en/of cofinanciering door partners en/of sponsoring en/of andere subsidiekanalen te voorzien. Dit getuigt van een goed cultureel ondernemerschap.
Een fair practice met een juiste verloning voor kunstenaars is belangrijk. We verwijzen hiervoor naar de website www.juistisjuist.be en de vergoedingscalculator van Cultuurloket.
In de begroting van het project bereken je de vergoeding voor de artiesten, rekening houdend met hun sociaal statuut (zelfstandige in hoofd- of bijberoep/werknemer al dan niet met kunstenaarsvisum of als interim) en de toepasselijke CAO's.
De bewijsstukken ter verantwoording van de toegekende subsidie dienen op naam van de aanvrager te staan. Wanneer een natuurlijk persoon zichzelf wil vergoeden voor geleverde artistieke prestaties met de toegekende subsidie is dit binnen het reglement niet mogelijk. Een amateurkunstenvergoeding (AKV) of een vrijwilligersvergoeding kan niet worden toegekend aangezien de opdrachtgever en uitvoerder dan dezelfde persoon zijn en dit niet is toegestaan. Ook een SKB (Sociaal Bureau voor Kunstenaars) kan geen uitzendcontract met jezelf als opdrachtgever opmaken, aangezien er steeds een driehoeksverhouding tussen drie verschillende partijen moet zijn. (Uitzendbureau, uitzendkracht en gebruiker)
De subsidie dienst steeds gebruikt te worden voor het doel waarvoor ze is toegekend. De subsidie kan niet worden aangewend voor een benefiet.
De aanvraag moet steeds in het Nederlands worden ingediend.
Afhankelijk van de aard van het event heb je bepaalde vergunningen nodig. Er zijn verplichte vergunningen voor events in de openbare ruimte, maar ook vergunningen voor het schenken van drank, spelen van muziek, het filmen in Gent, etc. We verwijzen hiervoor naar de website van de Stad Gent. Zelf een evenement organiseren | Stad Gent
Een positieve beoordeling van jouw dossier betekent echter niet dat je in orde bent met alle vergunningen voor jouw activiteit. Dit staat los van elkaar.
Over het algemeen worden deze subsidies niet belast.
Subsidies komen vanaf een bedrag van 620,00 euro per jaar op een informatiefiche fiche 271.93 en geen inkomensfiche. Een subsidie is dus geen “inkomen”, doch wel een tegemoetkoming in welbepaalde uitgaven of in de werkingskosten.
In principe is een subsidie niet belastbaar, noch voor een vzw, noch voor een particulier.
Hierbij dient toch enige nuance gegeven te worden:
- Indien de begunstigde van een subsidie een vzw is, dient de vzw de subsidie in elk geval als een opbrengst op te nemen in haar jaarrekening.
- Voor een vzw die aan de rechtspersonenbelasting is onderworpen (en dit geldt voor de grote meerderheid van de vzw’s), maakt de subsidie geen deel uit van de belastbare basis. Deze vzw’s worden immers niet belast op basis van hun resultaat, maar op enkele welbepaalde opbrengsten (zoals bv. inkomsten uit beleggingen).
- Voor een vzw die aan de vennootschapsbelasting is onderworpen, vormt de subsidie een opbrengst die wel deel uitmaakt van het belastbaar resultaat. Vermits een subsidie wordt toegekend als tegemoetkoming in bepaalde specifieke kosten (of werkingskosten of investeringen) die in mindering mogen gebracht worden van de opbrengsten, wordt de (subsidie)opbrengst geneutraliseerd door de kosten die er tegenover staan.
- Indien de begunstigde een particulier is, is de subsidie niet belastbaar. Het is immers geen “inkomen” voor de begunstigde. Evenwel, indien de particulier voor zijn inkomstenbelasting zou opteren om zijn ‘werkelijke kosten’ aan te geven (i.p.v. forfaitair), zal de betrokkene de subsidie moeten aangeven bij zijn (beroeps)opbrengsten (indien hij de kosten die er tegenover staan inbrengt bij zijn aftrekbare beroepskosten).
Voor subsidies > 1.240 euro door die door de Stad worden toegekend geldt overigens de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op toekenning en aanwending van sommige toelagen.
De begunstigde dient de subsidie aan te wenden voor het doel waarvoor ze werd toegekend en moet het gebruik ervan rechtvaardigen. De subsidieverstrekker heeft het recht de aanwending van de toelage te controleren en kan de subsidie terugvorderen indien ze niet werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend.
- Indien de begunstigde van een subsidie een vzw is, dient de vzw de subsidie in elk geval als een opbrengst op te nemen in haar jaarrekening.
3. Het project
Het reglement is bedoeld voor culturele, artistieke en culturele erfgoedprojecten die impulsen geven aan het stedelijk cultuurlandschap, aandacht hebben voor opkomend talent, gevestigde namen en individuele kunstenaars en organisaties op een sleutelmoment in hun carrière.
Projecten die gericht zijn op bekendmaking en de start van de verkoop en publiciteit van het werk, zoals een solotentoonstelling van een beeldend kunstenaar komen niet in aanmerking. Ook monografieën, een herdruk of vertaling van een publicatie, het opnemen en uitgeven van een CD of plaat inclusief releaseconcert, komen niet in aanmerking. Tenzij er een collectief aspect aan verbonden of er een andere meerwaarde voor een breder publiek is.
Een project moet op zichzelf staan, dient publiek toegankelijk te zijn en kan geen omkadering zijn van een andere project. Vb. Voor de muzikale omkadering van een ander evenement kan geen subsidie aangevraagd worden.
Neen, het subsidiereglement richt zich naar tijdelijke projecten die de reguliere werking van een organisatie overstijgen. De realisatie van het project moet uiterlijk 2 jaar na de toekenning van de subsidie worden afgerond.
Voor de ondersteuning van de werking van de organisatie verwijzen we naar het Subsidiereglement voor financiële ondersteuning van de werking van organisaties in kunsten en cultureel erfgoed voor periode 2021-2025.
Dit is geen voorwaarde. Korte projecten en evenementen die jaarlijks met dezelfde vorm worden opgezet, kunnen ook een aanvraag indienen. Het is echter wel zo dat vernieuwende, experimentele projecten die een impuls geven aan het cultuur- en kunstenlandschap of vernieuwend omgaan met het cultureel erfgoed in de stad hoger kunnen scoren in de beoordeling.
Een projectsubsidie voor een éénmalig project van beperkte duur moet uiterlijk binnen de twee jaar na de toekenning van de subsidie worden gerealiseerd.
Korte projecten en evenementen die jaarlijks met dezelfde vorm worden opgezet, waarbij het concept en de uitwerking elk jaar hetzelfde blijven, maar de concrete invulling jaarlijks wel kan wijzigen, kunnen een aanvraag indienen voor een meerjarige projectsubsidie. De subsidie kan je maximaal voor drie opeenvolgende kalenderjaren aanvragen en wordt toegekend op basis van één aanvraag. Enkel een organisatie met rechtspersoonlijkheid die in het verleden reeds twee maal een positieve beoordeling ontving voor het project binnen hetzelfde reglement, kan dit aanvragen. Binnen de drie maand na afloop van het vorige projectjaar dienen de verantwoordingsstukken te worden ingediend.
Aangezien het reglement eind 2025 afloopt, wordt de mogelijkheid voor het aanvragen van een meerjarige subsidie vanaf 2024 aangepast.
Er kan enkel nog een meerjarige subsidie voor een project met uitvoering in 2024 en 2025 worden toegekend.
-Toekenningen vanaf 2024 worden beperkt tot maximaal 2 jaar (2024-2025)
-Toekenningen vanaf 2025 worden beperkt tot maximaal 1 jaar (2025)
We raden elke aanvrager aan om de beoordelingscriteria in het reglement goed door te nemen en op basis van deze info een categorie aan te duiden. Heb je een project dat aansluit bij meerdere categorieën, kies dan het onderdeel waar het zwaartepunt van het project valt. Bij twijfel kan er steeds contact opgenomen worden met Cultuur Gent vóór het verstrijken van de indientermijn.
Neen, de 4 subsidierondes geven de startperiode van de projecten aan. Er kan geen subsidie worden aangevraagd voor onderdelen die vóór deze startdatum werden gerealiseerd. Bij de financiële afrekening van je project dien je bewijsstukken in te dienen van kosten die gemaakt werden tijdens de duur van het project.
Neen, het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd moet publiek toegankelijk zijn met een ruime communicatie naar een breed, nieuw publiek.
Dit is afhankelijk van het onderling contract dat werd opgesteld tussen u als organisator en de kunstenaar. We raden je aan om steeds onderling een contract op te stellen waarin ook afspraken omtrent annulatie zijn opgenomen.
4. Na de indiening
Dit hangt af van wanneer je de aanvraag indient. Dien je de aanvraag tussen twee indiendata in, dan gaat je aanvraag mee met de dossiers van de volgende indienronde.
Vanaf de uiterlijke indiendatum van de ronde, dien je ongeveer drie maand te rekenen vooraleer de beslissing bekend gemaakt wordt. De bekendmaking van de beslissing kan hierdoor dicht tegen de start van jouw project vallen. Je mag steeds een aanvraag een ronde eerder indienen om sneller de beslissing te ontvangen. Zie ook 2.2.
Cultuur Gent gaat de ontvankelijkheid van de ingediende aanvragen na, onderzoekt de dossiers en kan aanvullende informatie opvragen. Zodra de aanvraag volledig is, wordt het dossier overgemaakt aan de jury. Na de juryberaadslaging wordt het advies van de jury overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen. Het college neemt binnen de drie maand na de indiendatum van de subsidieronde een beslissing. Deze beslissing wordt schriftelijk bekend gemaakt aan de aanvrager.
De termijnen zijn richtdata, in uitzonderlijke gevallen kan hiervan afgeweken worden.
Het is niet gebruikelijk dat er nog grote inhoudelijke wijzigingen of aanvullingen aan het project na het verstrijken van de indiendatum worden aangebracht. Wanneer je bijvoorbeeld nog wacht op een bevestiging van een artiest, kan je dit aanduiden in het aanvraagformulier en deze informatie nog nasturen. Het is echter wel belangrijk dat de jury over een volledig en zo concreet mogelijk dossier beschikt.
Aangezien de beslissing nog niet bekend is, ben je hiertoe niet verplicht. Wel raden we dit aan en dient na de beslissing de ondersteuning op alle vormen van communicatie vermeld te worden, zowel online- als offline communicatie als mondelinge communicatie van het project. De logo’s kan je hier vinden.
Wanneer er geen subsidie wordt toegekend, mogen de logo’s niet gebruikt worden in de communicatie.
5. De beoordeling en na de beoordeling
De subsidieaanvragen worden voorgelegd aan een onafhankelijke jury met experten bestaande uit stadpersoneel en externe juryleden. De samenstelling en de werking van de jury wordt bepaald door het college van burgemeester en schepenen.
Neen. Ondanks een positieve beoordeling van de jury is het mogelijk dat het toegewezen bedrag lager is dan het gevraagde bedrag. De bedragen worden steeds onderling tussen (gelijkaardige) projecten afgestemd, rekening houdend met het aantal andere valabele aanvragen, de spreiding van het budget over het werkingsjaar en de totale werkingsbudget.
Wanneer het toegewezen bedrag het niet mogelijk maakt om het project inhoudelijk en financieel te realiseren zoals het werd voorgesteld in het aanvraagformulier, dien je hieromtrent in overleg te gaan met Cultuur Gent. In de bevestigingsbrief vragen we om bij grote inhoudelijke wijzigingen ook het aangepaste programma en begroting aan Cultuur Gent over te maken.
Let op: dit gaat enkele over grote wijzigingen zoals bijvoorbeeld het voorziene aantal concerten dat sterk gereduceerd wordt, het inhuren van professionele hulp die stopgezet wordt, onderdelen die geschrapt worden, etc.
Uiteraard is dit voor geen enkele aanvrager fijn nieuws. Een negatieve beoordeling zorgt echter niet voor een toekomstige uitsluiting. Je kan steeds opnieuw een projectsubsidie aanvragen. We raden je aan om het advies van de jury goed door te nemen en dit ook mee te nemen in de opmaak van het nieuwe dossier.
Na de goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen ontvangt de aanvrager een voorschot van 70% van het toegekende bedrag. Deze uitbetaling gebeurt doorgaans 2 à 3 weken en uiterlijk twee maanden na de beslissing van het college van burgmeester en schepenen. Het voorschot van de projecten in de eerste ronde van een kalenderjaar wordt uitbetaald begin januari.
Het resterende saldo van 30% ontvang je nadat het inhoudelijk en financieel verslag van het project werd goedgekeurd.
Neen, de toegekende subsidie mag niet in pand gegeven worden aan een derde.
Wanneer nog niet alle formaliteiten verbonden aan de oprichting van de rechtsvorm in orde zijn, kan de aanvraag beter worden uitgesteld. Wanneer men wil indienen als organisatie met rechtspersoonlijkheid, dienen de statuten beschikbaar te zijn in het staatsblad en de organisatie over een rekeningnummer te beschikken verbonden aan de organisatie.
Indien een project waaraan subsidie werd toegekend, niet kan doorgaan of na indiening wijzigt, deelt de aanvrager dit onmiddellijk mee aan Cultuur Gent. Indien nodig en op basis van een advies van Cultuur Gent, kan het college van burgemeester en schepenen de subsidie geheel of gedeeltelijk wijzigen, inhouden of terugvorderen.
6. Bij de uitvoering van het project
Het project moet hoofdzakelijk op het Gentse grondgebied plaatsvinden, publiek toegankelijk zijn en in geval er toegangsgelden worden gevraagd, dient er een prijsreductie gehanteerd te worden.
De steun van de Stad Gent én Cultuur Gent moet op alle vormen van communicatie vermeld worden en Cultuur Gent dient uitgenodigd te worden. Binnen de 3 maand na afloop van het project moeten de nodige verantwoordingsstukken ingediend te worden.
Cultuur Gent dient een uitnodiging te ontvangen voor het publieke toonmoment van jouw project. Uiteraard kan je ook steeds het Departementshoofd en/of de bevoegde Schepen uitnodigen.
Het is niet gebruikelijk dat via de Cultuur Gent sociale media en via de nieuwsbrief promotie gemaakt wordt voor projecten die een projectsubsidie ontvangen. Deze kanalen zijn voorbehouden voor events die rechtstreeks met Cultuur Gent of een andere stadsdienst gelinkt zijn. Organisatoren van projecten raden we aan om hun activiteiten bekend te maken via www.uitingent.be. Op sociale media kan de hashtag #CultuurGent ook voor een bredere verspreiding zorgen.
7. De afrekening
Het eindverslag bestaat uit een eindafrekening, de nodige financiële bewijsstukken en een inhoudelijk verslag. We verwijzen hierbij naar artikel 8. Controle in het reglement. Op de website is hiervoor een sjabloon, Financieel en inhoudelijk verslag, voorzien.
De financiële bewijsstukken moeten verwijzen naar het project, kosten bevatten die gemaakt werden tijdens de duur van het project en betrekking hebben op activiteiten op het Gentse grondgebied.Binnen de 3 maanden na afloop van het project of van het vorige projectjaar moet het inhoudelijk en financieel verslag worden ingediend. De einddatum van het project is de datum die door de aanvrager werd ingediend bij de aanvraag. Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om deze deadline te respecteren. Een laattijdige indiening kan gevolgen hebben voor de uitbetaling van het resterende saldo.
Deze onbelaste vergoedingen kunnen gebruikt worden, indien aan alle voorwaarden voor het gebruik hiervan wordt voldaan. Bij elke AKV dient een bewijs van de aangifte bij www.workinginthe arts.be te worden toegevoegd. Als kunstenaar kan je een maximale vergoeding van 70 euro per dag ontvangen en maximaal 30 dagen per jaar artistieke prestaties leveren. De opdrachtgevers zijn verantwoordelijk voor de aangifte van de prestatie voordat het werk begint.
Vrijwilligerswerk kan enkel in min of meer georganiseerd verband. De organisatie mag geen winstoogmerk hebben en als natuurlijke persoon kan nu geen vrijwilliger(s) inschakelen. Er is bestaan verschillende soorten kostenvergoedingen: forfaitaire en reële. Voor het gebruik van deze vergoedingen dient een formulier opgemaakt te worden met verwijzing naar het project, de taken en data. Dit formulier dient ondertekend te worden door de vrijwilliger.
Alle informatie over vrijwilligerswerk kan u terugvinden op www.vlaanderenvrijwilligt.be
Deze onbelaste vergoedingen kunnen gebruikt worden, indien aan alle voorwaarden voor het gebruik hiervan wordt voldaan. Bij elke AKV dient een bewijs van de aangifte bij www.workinginthearts.be te worden toegevoegd. Als kunstenaar kan je een maximale vergoeding van 70 euro per dag ontvangen en maximaal 30 dagen per jaar artistieke prestaties leveren. De opdrachtgevers zijn verantwoordelijk voor de aangifte van de prestatie voordat het werk begint.
Vrijwilligerswerk kan enkel in min of meer georganiseerd verband. De organisatie mag geen winstoogmerk hebben en als natuurlijke persoon kan nu geen vrijwilliger(s) inschakelen. Er bestaan verschillende soorten kostenvergoedingen: forfaitaire en reële. Voor het gebruik van deze vergoedingen dient een formulier opgemaakt te worden met verwijzing naar het project, de taken en data. Dit formulier dient ondertekend te worden door de vrijwilliger.
Alle informatie over vrijwilligerswerk kan u terugvinden op www.vlaanderenvrijwilligt.be
Omdat de aanvrager de eindverantwoordelijke is van het project, zowel op inhoudelijk als financieel vlak, dienen de bewijsstukken op naam van de aanvrager te staan.
Wanneer er onvoldoende bewijsstukken kunnen worden aangeleverd ter verantwoording van de toegekende subsidie, zal dit verrekend worden met het resterende saldo of dient (een deel van) het voorschot teruggevorderd te worden.
Wij gaan ervan uit dat elke aanvrager, met uitzondering van de natuurlijk persoon, btw-plichtig is. De bedragen excl. btw worden verrekend als bewijs voor de toegekende subsidie. Indien jouw organisatie van een btw-vrijstellingsregeling geniet, dient u de administratie hiervan op de hoogte te brengen met een officieel bewijsstuk vanuit de federale overheid. Als je niet btw-plichtig bent, mag je de bedragen incl. btw indienen.
DISCLAIMER:
De antwoorden in deze FAQ hebben géén juridische waarde en de Stad Gent is niet aansprakelijk voor enige schade geleden ingevolge van de antwoorden in deze FAQ. Ongeacht of zij gunstig zijn of ongunstig. Indien deze in strijd zijn met de (fiscale/BTW/…) wetgeving is de wetgeving steeds primair. Cultuur Gent heeft getracht een leidraad te schrijven op basis van de vragen verkregen in functie van het geldige subsidiereglement voor financiële ondersteuning voor projecten in kunst, cultuur en cultureel erfgoed (2021-2025), wetende dat wetgeving dynamisch is.
Indien je een fout opmerkt in deze FAQ, kan je steeds een e-mail sturen naar: cultuur@stad.gent